Счетоводна кантора, България · затваряне на месеца за уеб магазин с 1 000-1 500 поръчки на месец

Автоматично месечно приключване за онлайн магазин с 1 500 поръчки

Когато един магазин стигне 1 500 поръчки на месец, приключването вече не е въпрос на счетоводство, а на пропускателна способност. Пакетни плащания от процесори, наложен платеж през куриери, връщания, които минават в друга финансова година: с всяка нова поръчка ръчната работа растеше и месецът започна да се затваря късно. Днес целият месец се равнява и осчетоводява автоматично за по-малко от две минути.

Month-End Close Automation for a 1,500-Order Online Store

Индустрия: Операции в електронната търговия
Функция: Финанси и счетоводство
Регион: България

Резултати

< 2 мин
за пълно приключване на месеца: Около 2 300 счетоводни реда в 12 импортни файла.; 98%
от записите за продажби, вързани автоматично: Осчетоводеното е 100% точно, вече 8 месеца в продукция.; 1 500
поръчки на месец, затворени без ръчно въвеждане: Карти, портфейли, банкови преводи и наложен платеж.

Предизвикателството

Клиентът ни е счетоводна кантора в България. Автоматизацията обслужва един от нейните собствени клиенти: онлайн търговец в бърз растеж, който продава през своя уеб магазин и има от 1 000 до 1 500 поръчки всеки месец.

Магазинът получава пари по всички обичайни канали. Процесорите за карти и портфейли изплащат поръчките от цял ден наведнъж. Преводите минават през Wise и банката. Национални куриерски фирми събират наложен платеж и го превеждат след няколко дни, обвързан с отчети по товарителници. Всяко връщане води до кредитно известие или прихващане, което трябва да се свърже с първоначалната поръчка, а тя понякога е от миналата финансова година. Счетоводството се води в AJUR, по-стара българска система, в която данни влизат единствено през собствен формат на импортни файлове.

Цената на ръчната работа

Трудът растеше с броя поръчки, хонорарът не. За малка кантора всяка продажба означаваше още съпоставяне и още осчетоводяване.
В пиковите месеци приключването не издържаше. Кампании и сезонни върхове удвояваха обема точно в срока за затваряне.
Наложеният платеж изтичаше. Куриерски превод, който не съвпада с товарителниците, лесно изчезва в общия обем.
Връщания през края на годината. Ако кредитно известие не може да се свърже с поръчката си, грешни излизат две финансови години.

Какво направихме

Изградихме автоматизация на месечното приключване, която работи без намеса върху собствена инсталация на n8n. Счетоводителят попълва периода в кратка форма и оттам нататък всичко става само.

Всички източници в едно пускане

В едно изпълнение събираме, нормализираме и съпоставяме регистъра на продажбите, кредитните известия, прихващанията, банковите извлечения, данните от платежните процесори и отчетите на двата куриера. n8n свързва системи, които никога не са създавани да общуват помежду си, и ги кара да работят като един поток.

Съпоставяне по пътя на парите

Откъде идват парите	Как ги затваряме
Пакетни плащания от процесори за карти и портфейли	Всяка поръчка се връзва с плащането, което я е покрило
Наложен платеж през куриер	Преводите се сверяват с куриерските отчети по товарителници
Кредитни известия	Свързват се със сторнираната поръчка, ако трябва и в друга финансова година
Прихващания	Уреждат се срещу салдата, които закриват

Резултат, готов за счетоводството

Пълен комплект импортни файлове за AJUR, разделени по източник и вид запис: оборот, кредитни известия, прихващания и един общ файл. Всеки спазва точно блоковата структура, разделителите на полета, кодовете на операции и кодировката на AJUR.
Процесен отчет със статуса и съпоставката на всяка транзакция.
Съответствията към сметки и правилата за осчетоводяване стоят в Excel файлове, които счетоводителят управлява сам. За промяна на правило не е нужен код.

Системата помни вместо хората

Регистър на изпълненията. Всеки предаден файл се отбелязва.
Защита от повторно пускане. Преди да предаде файловете, автоматизацията проверява дали някой изходен файл е променен след предишния пакет. Ако няма нищо ново, повторното пускане свършва за секунди, не предава нищо и изпраща имейл с това съобщение.
Пълна обратна връзка. След всяко изпълнение идват отчет и имейл за приключване с период, обхват и брой записи.

Миграция, проверена байт по байт

В началото автоматизацията работеше на друга, по-стара платформа за работни потоци. Преместихме я в собствена инсталация на n8n без промени в логиката и преди превключването сравнихме резултата байт по байт с еталонни изпълнения от старата платформа. При преноса излязоха наяве два скрити дефекта в оригиналната логика и ги отстранихме.

Технологичен стек

Слой	Инструменти
Оркестрация	n8n, собствена инсталация
Източници	Регистър на продажбите; банкови експорти и данни от Stripe, PayPal и Wise; куриерски отчети за наложен платеж и товарителници
Работна среда и настройки	Google Drive чрез сервизните конектори на n8n, Excel
Счетоводен софтуер	AJUR, захранван през родния му импортен формат
Предпазни механизми	Защита от повторно пускане, регистър на изпълненията, отчети по имейл

Резултатът

	Ръчно	Автоматично
Затваряне на един месец	Дни работа на специалист	По-малко от 2 минути
Съпоставка на продажбите	Ръчна	98% без намеса
Точност на осчетоводяването	Проверка на всеки ред	100%
Ново пускане за същия период	Отново няколко дни	Секунди, без да струва нищо

До 1 500 поръчки за цял месец, равнени и осчетоводени за по-малко от две минути: 12 импортни файла и приблизително 2 300 счетоводни реда.
98% от продажбите се съпоставят без намеса, а осчетоводеното е 100% точно. Другите 2% идват от нестандартни банкови операции, в които липсва описание за съпоставка. Системата ги подава в кратък списък за проверка.
Осем месеца в продукция.
Приблизително 192 часа ръчно равнение по-малко годишно според внимателната оценка на самата кантора, с възможност за двойно повече.
Екипът започна да работи по друг начин. Повторното пускане е безопасно и не струва нищо, затова пускат месеца предварително, преглеждат изключенията, коригират изходните данни и пускат пак.
Същата рамка вече работи за повече от един клиент на кантората. Всяка нова изработка използва голяма част от първата.

Рискът, който идва незабелязано

Поръчките растат. Появяват се нови платежни или куриерски канали. Ръчното приключване изостава малко повече всеки месец и никой не го вижда до края на годината. Автоматизация, която расте заедно с обема, маха тавана, преди да се ударите в него.

Изградено с

Платформите и инструментите, на които работи решението.

Обхват

Услуги

Индустрии

Бизнес функции

Финанси и счетоводство

Резултати за бизнеса

Още казуси

Сходни проблеми, измерени по същия начин.

Всички казуси

Five Payment Channels Reconciled and Booked to AJUR Every Month

Счетоводна кантора · България · води книгите на международна компания за хостинг и центрове за данни

Пет платежни канала, равнени и осчетоводени в AJUR всеки месец

фактури, обработени в едно месечно пускане: 600; фактури, обработени в едно месечно пускане
от банковите редове без ръчна работа: 95%; от банковите редове без ръчна работа

AI That Reads and Posts Accounting Invoices

Счетоводна кантора в България · екип от 10-15 души · над 100 обслужвани дружества

AI, който разчита и осчетоводява фактури

от документите минават без корекция: 97%; от документите минават без корекция
по-малко ръчно въвеждане на година: 576 ч; по-малко ръчно въвеждане на година

Българска счетоводна кантора · 10-15 служители · води счетоводството на 100+ клиентски дружества

Банкови извлечения, свалени без ръчна работа

клиентски дружества, обработвани два пъти в месеца: 70+; клиентски дружества, обработвани два пъти в месеца
банкови портала, управлявани с RPA: 3; банкови портала, управлявани с RPA