Счетоводно-консултантска фирма · България · големи клиенти от фармацията, R&D и здравеопазването, част от тях листвани в САЩ
Банкови извлечения без ръчно въвеждане: RPA изцяло на място
Счетоводната система не предлага импорт, а експортът ѝ почти не работи, затова всеки ред от банковите извлечения се въвеждаше ръчно. Клиентите зад тези книги не приемат дори една грешка, а данните им трябва да останат в офиса, което изключва облачен AI. Автоматизирахме процеса въпреки това, като всичко работи на място.
- Индустрия
- Счетоводство и текущо осчетоводяване
- Функция
- Финанси и счетоводство
- Регион
- България
Резултати
- ~9
- работни дни на месец, освободени за екипа
- Очаквано, общо за трите дружества.
- 200-300
- реда във всяко извлечение, въведени от робота
- Сверени с фактурите и данните от SAP.
- 0
- данни, които излизат от офиса на клиента
- Платформата, роботите и данните са на място.
01
Предизвикателството
Клиентът е счетоводна и консултантска фирма в България, която умишлено обслужва малък брой големи клиенти. Те са от фармацията, научноизследователската и развойната дейност и здравеопазването, а няколко от тях се търгуват публично в САЩ.
Цялото счетоводство минава през Business Navigator, система от края на 90-те години, която и днес работи на първоначалната си платформа и с първоначалния си интерфейс. Експортът от нея едва се получава, а импортът практически е невъзможен. Затова при трима от клиентите служител вземаше всяко месечно банково извлечение с 200-300 реда, въвеждаше ръчно ред по ред, търсеше фактурата, която покрива всяко плащане, и сравняваше заплатите и разходите с данните на клиента в SAP.
Истинската цена
- 3-4 човекодни на дружество всеки месец. Общо това са около 9 работни дни месечно за малък екип, отделени за писане и проверки, а не за консултации.
- Няма откъде да се влезе. Нито импортен файл, нито API, нито достъп до базата. Стандартното решение с генериране на импортен файл не беше възможно.
- Нулева търпимост към грешки. Един погрешен ред в книгите на фармацевтична компания, листвана в САЩ, е сериозен въпрос.
- Данните са вързани за офиса. Изискванията за поверителност на крайните клиенти не допускат облачни услуги, а засега и AI.
02
Какво направихме
Създадохме пълно RPA решение, което живее в офиса на клиента и работи със счетоводната система през нейните екрани, точно както би работил служител. n8n и нашият Robot Framework Server са инсталирани на самостоятелна машина в помещенията на клиента. Поддържаме я отдалечено чрез VPN и нищо от решението не върви на наша инфраструктура.
Robot Framework Server, разработен от нас
Това е наша услуга за автоматизация върху Robot Framework, пусната като сървър. Тя получава команди по API от n8n възли, които сме написали сами, в защитена виртуална мрежа. n8n подава скриптовете, а сървърът ги изпълнява върху настолното приложение. В него има 30-40 общи ключови думи, създадени от нас, и отделен набор, написан специално за тази счетоводна система.
Четене на екрана без AI
Някои части на приложението изобщо не се поддават на стандартна UI автоматизация. Там роботът се ориентира по изображения с Tesseract OCR и OpenCV, като собствени алгоритми намират полетата и екраните. Нарочно не включихме AI модели, за да отговаря решението на сегашните изисквания за поверителност на крайните клиенти.
Стъпка по стъпка
- Пуска счетоводното приложение и проверява лиценза.
- Събира новите извлечения от офисния NAS чрез наш Samba конектор, който проверява за тях всеки ден, и ги разчита. Извлеченията могат да са от Банка ДСК, ПроКредит Банк или ОББ, в Excel или PDF.
- Изважда текущите открити позиции и фактури от приложението, като работи през интерфейса му.
- Изравнява в код. Всеки ред от извлечението се сдвоява с фактура, а при две от дружествата заплатите и разходите се сверяват и с SAP.
- Въвежда данните от извлечението и свързва изравнените позиции в приложението, отново през интерфейса.
- Оставя на счетоводителя само позициите, които не са могли да се изравнят.
Защо не браузърни възли?
С Robot Framework Server може да се работи и в браузър. За уеб задачи обаче предпочитаме нашите n8n възли на базата на Playwright, защото вървят на самия n8n worker и n8n ги управлява напълно. Сървърът е с клиент-сървър архитектура, а точно от това се нуждае автоматизацията на настолни приложения. Кой инструмент ще използваме, решава това, което системата позволява.
Технологичен стек
| Слой | Инструменти |
|---|---|
| Оркестрация | n8n със собствени възли, хостван локално при клиента |
| Автоматизация на настолни приложения | Наш Robot Framework Server: 30-40 собствени ключови думи и набор за конкретното приложение |
| Разпознаване на екрана | Tesseract OCR, OpenCV и собствени алгоритми за намиране на елементи |
| Входящи файлове | Наш Samba конектор, Windows NAS |
| Изравнявани данни | Банкови извлечения, експорти от счетоводната система, данни от SAP |
| Достъп | Отдалечена поддръжка през VPN |
03
Резултатът
| Преди | След (очаквано) | |
|---|---|---|
| Въвеждане на извлечения за три дружества | ~9 работни дни на месец | Само изключенията |
| Сверка със SAP | Ръчна проверка | В рамките на същото изпълнение |
| Данни извън офиса | Никакви, и това не се променя | Никакви |
| Смяна на счетоводната система | Единствената друга предложена възможност | Излишна |
- Около 9 работни дни месечно за въвеждане и изравняване на извлечения се освобождават при трите дружества.
- Извлеченията, счетоводните данни и данните от SAP се изравняват заедно, с едно изпълнение.
- Нищо не излиза от офиса на клиента: и платформата, и роботите, и данните са там.
- Затворена система от 90-те години, без импорт, се оказва напълно подходяща за безопасна автоматизация, без да се налага да бъде сменяна.
По-голямата картина
Всяка система може да се автоматизира, независимо дали предлага база данни, импортен файл или само екран. В проекта ни за обработка на фактури осчетоводяваме директно в базата данни. В проекта за изравняване в електронната търговия използваме импортни файлове. Тук разполагахме само с пиксели, а процесът пак върви без надзор.
Риск, който често се подценява
След обновяване старият настолен софтуер може да смени някой екран или начина, по който се държи лицензът му. Ако няма резервно разпознаване на екрана и мониторинг, роботът просто спира, без никой да разбере. Нашият проверява лиценза и екраните при всяко пускане.
Изградено с
Платформите и инструментите, на които работи решението.
Още казуси
Сходни проблеми, измерени по същия начин.
Счетоводна кантора в България · екип от 10-15 души · над 100 обслужвани дружества
AI, който разчита и осчетоводява фактури
- от документите минават без корекция
- 97%
- от документите минават без корекция
- по-малко ръчно въвеждане на година
- 576 ч
- по-малко ръчно въвеждане на година
Българска счетоводна кантора · 10-15 служители · води счетоводството на 100+ клиентски дружества
Банкови извлечения, свалени без ръчна работа
- клиентски дружества, обработвани два пъти в месеца
- 70+
- клиентски дружества, обработвани два пъти в месеца
- банкови портала, управлявани с RPA
- 3
- банкови портала, управлявани с RPA
Счетоводна фирма · България · екип от 10-15 души, обслужва над 100 дружества
Банкови извлечения, които се изравняват и осчетоводяват сами
- от операциите се изравняват и осчетоводяват автоматично
- ~90%
- от операциите се изравняват и осчетоводяват автоматично
- формата на извлечения от български банки
- 5
- формата на извлечения от български банки