Портал за инвестициите в ServiceNow за ръководството на италианска банка

Клиентът е голяма италианска банка, която обслужва граждани и фирми и е член на европейска банкова група. Вътрешните ѝ инвестиционни инициативи, портфейл за около €30-40 млн., се управляват в ServiceNow.

Проблемът не беше в данните, а в това, че ръководството нямаше свой изглед към тях. Проектите бяха в ServiceNow, но в модули за екипите, които ги реализират, а не за изпълнителен директор, който се готви за обсъждане в борда.

Защо това имаше значение

• Никой не можеше бързо да каже „къде отидоха парите“. Нямаше общ изглед, който да показва източника на финансиране на всяка инициатива, разходите по нея и етапа, на който е.
• Записи за оперативните екипи. Информацията, нужна на ръководството, беше скрита в оперативни форми, които никой директор не би отворил.
• Статусът се издирваше. За да се сглоби картина на напредъка, някой питаше функциите една по една и всяка отговаряше в различен формат.
• Трудно обяснение пред борда. Щом няма отделна ясна страница за инициативите, ръководството трудно можеше да обясни набързо дадена инвестиция пред борда или регулаторите.

В един портал изпълнителният директор вижда всяка вътрешна инвестиционна инициатива: какво е, колко е струвала, за какво са похарчени парите и как напредва.

• Изпълнителният директор и висшите ръководители виждат на едно място вътрешни инвестиции за около €30-40 млн.
• За всяка инициатива се виждат финансирането, използването на парите, състоянието и управлението и тя лесно може да бъде обяснена.
• Функциите подават отчетите си в портала, а не в отделни файлове.
• Няма допълнителна система за поддържане: всичко работи в ServiceNow на самата банка.

По този проект не сме записвали спестено време или данни за използване. Цифрите по-горе описват обхвата.

Къде таблата за ръководството се чупят

Те се провалят, щом станат втори източник на данни. Някой води отделна таблица за изпълнителния директор, тя постепенно се отдалечава от реалните данни по проектите и още първият въпрос на борда показва разликата. Порталът стъпва директно върху записите, които проектните екипи поддържат, а отчетите на функциите се добавят пак там, затова истината остава само една.