Процесът ви по фактури се състои основно от изключения

Попитайте ръководителя на отдел „Задължения към доставчици“ да опише процеса и ще чуете чист поток: фактурата пристига, съпоставя се с поръчката за покупка и документа за приемане на стоката, осчетоводява се, плаща се. После извадете данните за събитията за деветдесет дни и пребройте колко фактури наистина са минали по този път.

В проектите, които сме измерили, отговорът е между четиридесет и седемдесет процента. Останалите са тръгнали другаде.

Къде отиват

Без поръчка за покупка. Някой е поръчал по имейл. Фактурата пристига без нищо, с което да се съпостави, и отива при човек, който да търси кой да я одобри.

Несъответствие в количеството. Доставени девет, фактурирани десет. Достатъчно малко, за да се толерира, достатъчно често, за да струва цяла щатна бройка за година.

Грешно юридическо лице или разходен център. Правилно издадена, грешно адресирана и вече имейл кореспонденция.

Късно приемане на стоката. Нищо не е грешно освен последователността - фактурата просто е пристигнала, преди приемането да е заведено. Тези случаи се решават сами и пак отнемат време за обработка, защото някой трябва да ги погледне.

Защо това е важно преди автоматизацията

IDP инструмент, продаван с обещание за обработка без човешка намеса, посочва точността си спрямо чистия път. Ако чистият път е половината от обема ви, водещото число описва половината от проблема ви.

По-голямата възможност обикновено изобщо не е в извличането. Тя е в късното приемане на стоката, което може да се изчаква автоматично, или в правилото за толеранс, което може да поеме несъответствието девет срещу десет без човек. И двете са промени в правилата с прикачена към тях автоматизация и и двете остават невидими, ако изключенията не са преброени.

Как да ги преброите

Експортирайте документооборота на фактурите с времевите печати и промените в статуса. Групирайте по причината, поради която случаят е напуснал щастливия път. За първия преглед не ви трябва платформа за process mining; електронна таблица и един следобед ви дават подреждането, а подреждането е това, което променя плана.

Какво обикновено следва

Приблизително една трета от обема на изключенията се оказва свързана с един доставчик, един разходен център или едно правило. Поправянето му е по-евтино и по-бързо от всяка автоматизация и прави автоматизацията, която следва, значително по-лесна за изграждане.