UiPath робот проверява разходите по грантове на ЕС за италиански регион

Клиентът е регионална администрация в Италия, която е управляващ орган за структурните фондове на ЕС на своята територия. Сред тях е и Европейският социален фонд, който плаща обучения за фирми и техните служители. Преди да възстанови средствата по проект за обучение, регионът е длъжен да провери разходите, които бенефициентът е отчел.

За всеки проект контрольор отваряше модела на разходите, изтеглен от регионалната система, после всеки присъствен дневник, CV-то на всеки обучител и всяка фактура, и ръчно ги сравняваше едни с други. Нищо в процеса не беше автоматизирано.

Къде отиваха времето и рискът

• Много проекти в една покана. Всяка покана за финансиране включва голям брой проекти, а всеки идва със своите дневници, CV-та и фактури за проверка.
• Пишене вместо преценка. Контрольорите губеха часове да пренасят имена, часове, суми и номера на фактури в контролни листове, вместо да ги оценяват.
• Липса на единен подход. Всеки контрольор правеше една и съща проверка по свой начин, а стандартен контролен файл нямаше.
• Риск при одит. Ако разход бъде възстановен по грешка, това е нередност при европейските средства и регионът носи отговорност за нея.
• Забавени плащания. Всяка седмица ръчна проверка е още една седмица, в която фирмата чака гранта си.

В този проект не сме измервали спестено време или разходи, затова описваме резултата като промяна в начина на работа.

• Проверката мина от изцяло ръчна към автоматизирана.
• Всеки проект минава през един и същ контрол и завършва в една и съща структура на контролната книга.
• Контрольорите проверяват вече подготвени доказателства, а не ги въвеждат.
• Присъствени дневници, CV-та на обучителите и фактури: три източника на доказателства, автоматично равнени с декларирания отчет за разходите.
• Изпълнено вътре в регионална администрация, на нейната собствена инфраструктура, като ние водихме работата от анализа до тестовете.

Защо роботите за грантове се чупят

Доказателствата по грантовете никога не идват в една и съща форма. С всяка нова покана, бенефициент и година идват дневници с леко различно оформление, CV-та във всевъзможни формати и фактури на скан вместо в цифров вид. Робот, направен по една извадка, се проваля на следващата покана. Тук всеки проект е отделна задача. Бизнес изключенията, например липсващо или несъвпадащо доказателство, отиват при контрольора. Системните изключения се повтарят. Двата вида се обработват поотделно, а решението остава у контрольора. Изненадващ документ спира един проект, не цялото пускане, и никога не води до възстановяване без проверка.

Още работа по контрола на европейски средства: AI асистент за вътрешен одит, който работи локално, проектиран за публична агенция, която администрира финансиране от ЕС.