UiPath робот обработва транспортните документи на индустриален дистрибутор

Клиентът е специализиран дистрибутор от САЩ. Доставя клапани, тръби и арматура за контрол на потока, предназначени за индустриална поддръжка, разполага с над 50 складови бази и има около 1 000 души персонал.

Документите за всяка входяща пратка идваха от два източника: доставчика и транспортния партньор, например UPS. Пакетът включваше спецификация на материалите, фактура и поръчка за покупка, както и документите за транспорт и доставка. Всичко се сканираше в един PDF с много страници. Фактурата можеше да се свърже с поръчката и доставката и да се плати едва след като някой разглоби скана, провери го и въведе липсващите данни в Infor, ERP системата на компанията.

Защо ръчната работа тежеше

• Шест документа в един файл. До пет или шест отделни документа в един скан, на много страници, без определена подредба.
• Пропуски, търсени с поглед. Ако липсва спецификацията на материалите или документ за доставка, пакетът е непълен. Да се открие това ръчно отнема време.
• Плащане без потвърждение. За всяка пратка бяха нужни три до четири подписа: едни за одобрение на транспорта, други за потвърждение на получаването. Ако липсваха, компанията можеше да плати стока, която никой не е подписал като получена.
• Непълни записи в ERP. Транспортните записи и записите за фактури в Infor имаха дупки, докато служител не препише данните от документите.
• Блокирано равнение. Докато всичко това не приключи, фактурите не можеха да се свържат с поръчките и данните за доставка.

Сега Infor получава документите на всяка пратка разделени, проверени и с пълни данни. Хората се занимават само с казусите, с които роботът не се справя без помощ.

• Сканове с по няколко документа се разделят, проверяват и записват в Infor без ръчна работа.
• Преди равнението роботът проверява дали всяка пратка има всички задължителни документи и подписи.
• Липсващите транспортни данни и данни за фактури се попълват от документите, а хората виждат само съмнителните случаи.
• Всяка фактура се равнява с данните за доставка и с поръчката за покупка.
• Клиентът не е водил отчет за обеми или спестявания, затова не цитираме цифри.

Какво екипите обикновено подценяват

Повечето проекти с документен AI се тестват върху подредени файлове с по един документ. В реалността транспортните документи са един скан, в който са събрани пет или шест документа от различни податели, в случаен ред, с обърнати страници и ръкописни подписи. Всичко след това зависи от това пакетът да бъде разделен правилно. А „има подпис“ не означава, че точният човек се е подписал на точното място. Затова започнахме с разделянето на пакета, после добавихме проверките за пълнота и за подписи и пратихме всеки съмнителен случай в Action Center. Така грешни данни не стигат до ERP.

Два сходни проекта: равнение на фактури от EnergyLink за нефтодобивна компания в САЩ, отново с UiPath и Action Center, и AI обработка на фактури, която разделя, чете и осчетоводява сканирани пакети от по 200 разнородни документа.