Строителен консорциум · Европа · строителство на метролиния, над 1 200 души през входовете на обектите
Откриване на чекирания вместо колеги за строителен консорциум на метро
Когато някой чекира вместо отсъстващ колега, компанията плаща час, в който никой не е работил. Сред 61 000 записа за работно време годишно това не може да се хване на око. Нашият UiPath робот намери прекалено синхронните чекирания и сравни всяко от тях с 1,4 млн. събития на входовете на обектите. Около 14% от проверените служители са отчитали времето си злонамерено.
- Индустрия
- Строителство и инфраструктура
- Функция
- Правен отдел и съответствие
Резултати
- 14%
- от проверените служители с измамни чекирания
- Одитна констатация, предадена от екипа по изпълнението, сред 154 проверени служители.
- 61 000
- анализирани дневни записа
- Общо 61 138 дневни записа, 154 служители, 13 месеца, взети от PDF отчета за работното време.
- 1,4 млн.
- събития на входовете, сверени с чекиранията
- Близо 1,39 млн. събития в системата за достъп, от 98 локации на обектите.
01
Предизвикателството
Клиентът е строителен консорциум, който прокарва метролиния през централната част на голям европейски град. Това означава десетки активни обекти, шахти и подземни станции, както и над 1 200 души, минали през входовете за една година. Работниците отбелязваха идване и тръгване в система за работно време. На входа на всеки обект хората минаваха и през врата с контрол на достъпа. Данните от двете системи никой не беше съпоставял.
Така имаше място за два вида злоупотреби. Първата е служител да чекира идване или тръгване за колега, който отсъства. Втората е служители да записват повече часове от реално изработените. Компанията поръча вътрешен одит, за да установи колко са разпространени.
Какво беше заложено
- Заплати за несвършена работа. Всяко фалшиво чекиране се заплаща като реален час, а отгоре идват и осигуровките за сметка на работодателя.
- Твърде голям обем, за да се види. 61 000 дневни записа и 1,4 млн. събития на входовете годишно просто не могат да се сравнят ръчно.
- Безопасност и охрана на обекта. На действащ подземен строеж човек, записан като присъстващ, който всъщност го няма, или обратното, е сериозен проблем.
- Лошият пример се разпространява. Неразкритата злоупотреба расте, защото колегите виждат, че никой не я спира.
- Разходите се защитават по-трудно. Когато трудовите разходи се префактурират и са предмет на спор, завишените часове отслабват всяко число, което компанията трябва да отстоява.
02
Какво направихме
Изградихме UiPath робот, който работеше като аналитичното ядро на вътрешния одит. Той превърна отчетите за работно време на компанията в данни, потърси чекирания, които по статистика са прекалено синхронни, за да са реални, и сравни всеки съмнителен случай със системата за контрол на достъпа.
Пет стъпки до одитните доказателства
- Отчетът става данни. Роботът прочете PDF отчета за работно време и с шаблони раздели данните по служители и по дни. Получи се таблица с 61 138 записа по дни за 154 служители в рамките на 13 месеца, с длъжност, обект, до три влизания и излизания дневно и общи суми.
- Търсене на синхронни чекирания. Ден по ден роботът сравни кога всеки служител е влязъл и излязъл с времената на всички останали. Маркира двойките, които са влезли и излезли с разлика от 0, 1, 2, 3 или 4 минути, защото това е следата от един човек, който чекира с две карти.
- Броене на работата през уикенда. Като втори показател роботът преброи чекиранията на всеки служител в събота и неделя.
- Сравнение с входовете. Записаните смени на всеки заподозрян бяха сверени месец по месец с около 1,4 млн. събития от системата за достъп в 98 локации на обектите. Така се потвърждаваше дали човекът наистина е минал през входа.
- Доказателства в ръцете на одиторите. Резултатите се подредиха в работни книги по вид проверка и по времеви интервал, със съответните събития от входовете до всеки случай, така че одитният екип да може да мине през всички.
Как махнахме шума
На оживен обект влизания в една и съща минута са нещо съвсем нормално: над 2 000 съвпадения само по влизане с нулева разлика. Когато поставихме условие да съвпадат и влизането, и излизането, двойките паднаха под 30 за интервал. След това сверката с входовете показа собствените събития от картата на всеки заподозрян редом със записа за работно време. Одиторите разглеждаха доказателства, а не статистика.
Създаден за конкретното разследване
Това беше бърз, тясно насочен анализ, проведен по указания на одита върху данни, които компанията вече притежаваше. Не беше замислен като постоянен робот в продукция.
Технологичен стек
| Слой | Инструменти |
|---|---|
| Автоматизация и анализ | VB.NET, UiPath Studio, дейности за Excel и таблици с данни |
| Разчитане на документи | Регулярни изрази, извличане на текст от PDF |
| Източници | Експорт от контрола на достъпа (Excel, месечно), отчет за работно време (PDF) |
| Резултат | Работни книги с одитни доказателства за всяка проверка и интервал |
03
Резултатът
За първи път одитният екип имаше нещо, което ръчно никога не би успял да подготви: всяко съмнително чекиране, поставено редом със записа от входа, който или го потвърждава, или го опровергава.
| Преди | След | |
|---|---|---|
| Работно време спрямо достъп до обектите | Не са съпоставяни | Сверени за период от 13 месеца |
| Колко е проверено | Непосилно ръчно | 61 138 записа за работно време плюс ~1,4 млн. събития на входовете |
| Чекиране вместо колега | Скрито в отделните записи | Хванато при разлика от 0 до 4 минути |
| Доказателства | Никаква системна проверка | Отделна работна книга за всяка проверка, със съответните събития от входовете |
- Около 14% от проверените служители са отчитали работното си време злонамерено.
- Няколкостотин платени, но неизработени часа излязоха наяве за проверения период. Ако час строителен труд струва средно около €24, по наша оценка това прави приблизително €7 000-€22 000.
- 13 месеца работно време, сверени с 1,4 млн. събития на входовете, задача, която е непосилна ръчно.
- Доказателства за всеки отделен случай в подкрепа на вътрешноодитното разследване.
Какво екипите обикновено подценяват
Системата за работно време потвърждава, че картата е използвана. Кой точно я е използвал, тя не казва. Измама с помощ от колега изглежда съвсем редовна във всеки отделен запис. Тя се вижда едва когато записите се сравнят един с друг и с втора, независима система. Вторият капан е правото за наблюдение на служителите. Проверката на персонала е регулирана, включително от GDPR, затова анализът трябва да ползва данни, които компанията вече държи законно, при одитен мандат, а хора трябва да прегледат констатациите, преди да се предприемат действия.
Изградено с
Платформите и инструментите, на които работи решението.
Още казуси
Сходни проблеми, измерени по същия начин.
Италия · регионална администрация, управляващ орган за структурните фондове на ЕС
UiPath робот проверява разходите по грантове на ЕС за италиански регион
- източника на доказателства, проверявани за всеки проект
- 3
- източника на доказателства, проверявани за всеки проект
- етапа, през които роботът минава за всеки проект
- 4
- етапа, през които роботът минава за всеки проект
Листвана мултикомунална компания · Италия · енергия, води, отпадъци и обществени услуги в пет провинции
UiPath програма за автоматизация в листвана италианска мултикомунална група
- автоматизации в продуктивна среда
- 20+
- автоматизации в продуктивна среда
- непрекъсната работа между 2020 и 2025 г.
- 5 г.
- непрекъсната работа между 2020 и 2025 г.
Счетоводна кантора, България · затваряне на месеца за уеб магазин с 1 000-1 500 поръчки на месец
Автоматично месечно приключване за онлайн магазин с 1 500 поръчки
- за пълно приключване на месеца
- < 2 мин
- за пълно приключване на месеца
- от записите за продажби, вързани автоматично
- 98%
- от записите за продажби, вързани автоматично